6 tips voor wie constructief wil beïnvloeden
Organisatiestructuren worden steeds platter, met meer verantwoordelijkheden voor werknemers, die vaak projecten moeten managen vanuit een niet-hiërarchische positie. Grote voldoening voor sommigen, grote okselvijvers voor anderen. In de open training ‘Constructief beïnvloeden’ leert PerCo de deelnemers om hun sociale vaardigheden optimaal in te zetten om tot het beste resultaat te komen. Hierbij zes essentiële tips waarmee je beslagen het ijs opgaat.
Tip 1: Wees transparant over het beslissingsproces en kies een beslissingsstijl die past bij de context van de situatie
Elke manager beweert dat hij of zij rekening houdt met de mening van het team. Maar iedereen kan zich wel een situatie voor de geest halen waarin het besluit al muurvast stond en het ‘luisteren’ naar meningen slechts een vervelende formaliteit vormde om de schijn van de democratie op te houden.
Er zijn vier beslissingsstijlen:
- Zelf de nodige informatie verzamelen en op basis daarvan een beslissing nemen.
- Zelf beslissen, maar na de consultatie van collega’s.
- Samen beslissen als team, in overleg. Zo zorg je voor draagvlak, kan je verschillende opties samen bekijken en je eigen voorstel pas als laatste voorleggen. Bij deze besluitvorm weegt elk voorstel even hard door.
- Delegeren, waarbij je als leidinggevende een kader meegeeft, bijvoorbeeld: “er is een budget van 2.000 euro”. Het zijn echter anderen die de beslissing nemen en jou informeren.
Geef hoe dan ook voor aanvang van een meeting duidelijk aan voor welke beslissingsstijl je kiest. Zo vermijd je frustraties, boze blikken aan de koffiemachine en haatberichtjes op verjaardagskaartjes.
Tip 2: Kies voor een gezonde mix van communicatiestijlen, op de grens tussen push en pull
Zwijgen en jaknikken om de lieve vrede te bewaren lijkt dan wel nobel, het gaat vaak ten koste van resultaten en efficiëntie. Het kan niet de bedoeling zijn dat enkel de meest dominante karakters bepalen hoe een project verloopt. Hij die het hardst roept, heeft immers niet altijd gelijk.
Iedereen stelt zich anders op in een meeting. Het zogenaamde Interpersoonlijke Circumplex biedt inzicht in, meet én ontwikkelt sociale vaardigheden bij deelnemers. Dit model onderscheidt 8 interactie- of communicatiestijlen, onderverdeeld in 4 kwadranten: assertief, adaptief, vermijdend en agressief. Een gezond gedragsrepertoire bevat al deze stijlen, maar de verhoudingen verschillen van persoon tot persoon.
Assertief communiceren is de beste voorspeller voor resultaten en fijne interacties, maar je moet ook de andere stijlen beheersen. Enkel maar meegaand zijn en te weinig voor je belangen opkomen, brengt je op termijn in de problemen en levert door een gebrek aan gezag zelden het beste resultaat op.
Je zou moeten streven naar een gezonde mix van push (sociaal dominant gedrag) en pull (relationeel verbindend gedrag). Je kan deze vaardigheden trainen en toepassen in zowel 1-op-1-gesprekken als in groepscommunicatie.
Met behulp van het Interpersoonlijk Circumplex kunnen we bij PerCo meten welke stijlen deelnemers beheersen en waar ze nog aan kunnen werken.
Tip 3: Onderschat of overschat jezelf niet en sta open voor feedback
Veel mensen onderschatten hun eigen vermogen om duidelijk, slagvaardig, direct en assertief te zijn. Mensen die zichzelf onderschatten, genieten vaak meer credibiliteit bij hun collega’s dan ze vermoeden. Wat meer geloof in eigen kunnen zou hen een pak effectiever maken.
Aan het andere uiterste van het spectrum vind je werknemers met een te botte communicatiestijl, waardoor ze voortdurend tegen de haren van collega’s instrijken. Dat frustreert enorm want inhoudelijk hebben ze vaak een punt. Ze komen alleen te staan en werken vaak heel hard om dit te compenseren, onder het motto: wat je zelf doet, doe je beter. Door aan hun sociale vaardigheden te sleutelen, kunnen ze slimmer werken en niet meer als laatste gekozen worden bij groepsactiviteiten op teambuildings.
Met de CBS 360° Gedragsstijl meet je hoe iemand communiceert met anderen volgens het zelfbeeld, het ideaalbeeld en 360° graden feedback (niet anoniem en vanuit alle lagen van de bedrijfshiërarchie). We schreven eerder een blog over de voordelen hiervan.
Tip 4: Laat je strijdvaardige mindset thuis en ga met een open ingesteldheid het gesprek aan
We hebben allemaal weleens een meeting meegemaakt waar iemand – of wijzelf! – heel fel uit de hoek kwam, vaak tot grote verbazing van de anderen. Soms heb je het gevoel dat je middenin een gladiatorengevecht bent beland. Een strijdvaardige mindset staat een vruchtbare samenwerking in de weg. Als je een meeting of conversatie vanuit de juiste mindset start, zal dit ook bij je gesprekspartner het juiste gedrag triggeren. Met vijandigheid jaag je anderen het harnas in en wordt de werkvloer een strijdtoneel waar zelfs een Romeinse keizer zijn neus voor zou ophalen.
Tip 5: Maak op voorhand heel duidelijk waarover de meeting gaat en wat ieders rol is
Een meeting is geen gezellig theekransje of een manier om de werkdag om te krijgen. Niets zo awkward als een zaal vol mensen die zitten te wachten tot iemand het woord neemt en hen vertelt waarom ze hun dringende taken hebben onderbroken of niet vroeger naar huis kunnen om de hond uit te laten.
Met de CORPI-structuur breng je structuur en duidelijkheid in de meeting:
- Context: wat vormt de aanleiding tot de meeting?
- Objectief: een doelstelling formuleren en hierover een akkoord bereiken.
- Rol: duidelijk maken wat je rol is, en dat op een niet-hiërarchische manier. Bijvoorbeeld: “Vanuit mijn rol als trekker van de werkgroep moet ik toezien op de deadline van het project, maar je hebt me die input gisteren niet aangeleverd.”
- Procedure: overleg, informeren, delegeren, consultatie. Zeker voor grotere meetings vermijd je frustraties en tijdverlies door een agenda op te stellen.
- Interactie en dynamiek zijn onmisbaar. Bepaal op voorhand welke dynamiek je wil (mate van dialoog bijvoorbeeld) en stem je aanpak hier op af.
Slechte meeting achter de kiezen? Dan is het waarschijnlijk op een of meerdere van deze vlakken misgelopen.
Tip 6: Hou emoties en angsten in bedwang om in alle rust te communiceren en verbinden met je collega’s
Probeer om rust in je communicatiestijl te brengen. Emoties kunnen constructief beïnvloeden in de weg zitten. Emotionele zelfbeheersing is een belangrijke tool, en vergt inzicht in de functie van emoties en hoe je ze kan ‘overwinnen’. Zo helpt het bij ergernis om je aandacht te verleggen door bijvoorbeeld heel hard te focussen op je ademhaling of door een moeilijke rekensom te maken.
Bij angst is het goed om na te gaan hoe gevoelig je ‘angstdetector’ is afgesteld. Als die niet gevoelig genoeg is, ga je vaak botter communiceren. Staat je angstdetector voortdurend op scherp, dan denk je te veel na over wat die ander misschien wel van je denkt, en ga je net panikeren waar dat absoluut niet nodig is. Ook dan kunnen aandachtverleggende technieken een oplossing bieden. Magda zal je heus niet tot het einde der tijden haten omdat je kritische kanttekeningen bij haar voorstel plaatst.
Train je sociale skills en leer constructief samenwerken
Benieuwd hoe ook jij de nodige vaardigheden kan ontwikkelen om je collega’s constructief te beïnvloeden? Schrijf je dan in voor de open training ‘Constructief beïnvloeden” van PerCo.
Deze training is ideaal voor mensen die, vanuit een niet-hiërarchische rol, weleens projecten, processen en mensen moeten aansturen, anderen overtuigen, mensen moeten meekrijgen in veranderingsprocessen, onderhandelen met collega’s, leidinggevenden en anderen diensten, of regelmatig moeilijke klussen moeten klaren, zoals het behandelen van klachten of bemiddelen in conflicten.
Deze training van PerCo mede-eigenaar Frank loopt al zo’n 20 jaar en maakt deel uit van de PerCo Academy. De training wordt meestal in-company gegeven omdat hij zo populair is en kende de voorbije jaren al meer dan 1.000 deelnemers.
Het opleidingstraject bestaat uit verschillende contactmomenten die gespreid zijn in de tijd, met tussentijdse, niet-vrijblijvende opdrachten. Deze aanpak maakt dat gemotiveerde deelnemers al tijdens het traject een persoonlijke groei doormaken. Deelnemers groeien in hun rol en krijgen handvaten en technieken aangereikt die ze meteen kunnen toepassen. Dat maakt de opleiding uiterst bruikbaar en praktijkgericht.
PerCo activeert de deelnemers vanuit hun eigen leerdoelstellingen. Deelnemers waarderen de persoonlijke aanpak, met veel feedback wat sterktes en ontwikkelingspunten betreft, zowel door de begeleider als de andere deelnemers.
Wil je onze blogposts als eerste ontvangen en lezen?